Кадровый аудит — это проверка наличия всех обязательных кадровых документов и аудит кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству РФ и внутренним требованиям компании.
Кадровый аудит относится к инициативному виду аудита. Обязательность его проведения не установлена законодательством. Инициировать кадровый аудит может как руководитель кадровой службы, так и руководитель организации.
Целью кадрового аудита является снижение рисков нарушения действующего трудового законодательства и повышение эффективности работы с персоналом.
По способу проведения аудит делится на внутренний и внешний.
Внутренний аудит — это проверка, проводимая силами специалистов самой компании.
Данный вида аудита целесообразно использовать при необходимости проанализировать небольшой участок кадрового учета или пакет документов по определенной ситуации. Недостатком такого вида является необходимость переключения имеющегося ресурса с текущей работы на аудит и передачу его функционала другим специалистам. Это может привести к повышению нагрузки для остальных специалистов, которые занимаются кадровым учетом. Если объем аудита предполагается большим, то это может потребовать больше времени и привлечения более чем одного внутреннего специалиста, что может повлечь за собой снижение эффективности процесса кадрового учета в компании.
При внешнем аудите для проверки привлекаются сторонние специалисты.
Данный вид аудита целесообразно использовать для формирования независимой оценки текущего состояния кадрового учета. Профильная компания имеет возможность привлечь для аудита команду экспертов, что позволит провести объемный и всесторонний анализ действующей в компании системы кадрового учета, не нарушая внутренние процессы.
Аудит кадрового делопроизводства приходит на помощь в случаях, если в компании имеются «кадровые проблемы», которые выражаются не только в трудностях с персоналом, но и в ненадлежащем оформлении необходимой кадровой документации.
Этап 1. Уточнение задачи. Изучение ситуации.
Этап включает следующие процедуры:
Этап 2. Согласование перечня документов, подлежащих проверке.
Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
К обязательным документам относятся:
Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.
Этап 3. Проверка и анализ документов
Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Большое внимание уделяется взаимосвязи документов. Например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.
С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например, дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить, предоставляет ли работодатель эти гарантии.
Этап 4. Оформление отчета по кадровому аудиту
Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, которая проводит кадровый аудит. В нем отражаются данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рисках в случае сохранения документа без изменений, о рекомендуемых мерах для их устранения.
Специалисты «Штернгофф Аудит» используют в своей работе разработанные и утвержденные нашим регламентом методы проведения кадрового аудита. Благодаря накопленному опыту и проверке по существу, мы проводим кадровый аудит на высоком уровне.
Результатом проводимого нами кадрового аудита является отчет, который содержит:
В рамках кадрового аудита организации мы оцениваем состояние бизнеса и деятельность ключевых работников, ответственных за отдельные участки работы. Аудит кадров проводит сотрудник со стороны, который непредвзято и объективно относится к персоналу компании и тщательно проверяет кадровую документацию, регламентирующую трудовую деятельность ее работников.
Таким образом, клиент видит полную картину состояния кадровой документации в компании и выявленные риски — точки, над которыми нужно работать. С помощью наших рекомендаций клиент получает эффективный инструмент управления этими рисками с целью их минимизации.
Для оценки стоимости кадрового аудита в нашей компании вы можете оставить заявку на сайте или по электронной почте info@sterngoff.com. Мы свяжемся с вами, чтобы индивидуально рассчитать стоимость кадрового аудита для вашей компании.
Ваша заявка успешно принята.
Мы отправили письмо на ваш email, пожалуйста, подтвердите подписку, перейдя по ссылке в письме.
