В каких случаях можно без согласия передать персональные данные сотрудника?

Актуальность темы персональных данных в последний год набирает все большие обороты и законодатель ужесточает меры по их обработке, передаче и подобному взаимодействию с ними. 

Мы регулярно получаем вопросы по данной теме от наших клиентов и поэтому в данном выпуске команда «Штернгофф Аудит» постарается разъяснить, в каких случаях персональные данные сотрудника можно передавать без его письменного согласия.

Общее правило

Передать персональные данные сотрудника третьим лицам по общему правилу можно только с его письменного согласия на основании, предусмотренным в Федеральном законе 152-ФЗ от 27 июля 2006 года. Например, получить согласие сотрудника необходимо, чтобы передать его данные другой компании, в том числе внутри холдинга. Тот факт, что другая компания связана с вашей, для проверяющих значения иметь не будет. По Федеральному закону 152-ФЗ любая другая компания выступает как отдельный оператор обработки персональных данных — и потому передавать ей сведения о сотруднике без его согласия нельзя.

Когда согласие не требуется?

Запрашивать согласие не требуется, если нужно передать данные сотрудника в силу требований российского законодательства, например, в ФНС, ФСС, ПФР, оператору связи, чтобы оформить корпоративную сим-карту. Все эти правила применимы не только для рядовых сотрудников, но и для директора, руководителей департаментов, отделов. Не нужно запрашивать согласие сотрудников на передачу персональных данных, чтобы передать их в составе отчета, который компания обязана заполнять с определенной периодичностью. Например, в соответствии с п.2 ст.6 152-ФЗ согласие не нужно, чтобы ежемесячно направлять в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М. В нем компании указывают ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудников.

Можно не оформлять письменное согласие, если информацию о клиентах или сотрудниках компании требует прокуратура, полиция, трудовая инспекция или другой государственный орган, который вправе делать такие запросы.

Однако, прежде чем направить госоргану ответ, советуем проверить, мотивировал ли он в запросе, почему требует у вашей компании сведения о сотруднике. Обязанность по направлению документов с персональными данными сотрудника возникает лишь тогда, если госорган указал цель запроса. Например, пояснил, что в отношении сотрудника или клиента возбудили уголовное дело.

Передача персональных данных банку- с разрешения сотрудника

Без согласия сотрудника нельзя передавать его персональные данные банку даже для того, чтобы выпустить ему зарплатную карту. Исключением будут лишь две ситуации: когда компания направляет персональные данные банку, в котором у сотрудника уже открыт счет, и когда у компании есть доверенность на право представлять интересы сотрудника в банке.

Юридический департамент «Штернгофф Аудит» с удовольствием окажет Вашей компании поддержку в подготовке необходимого пакета документов, чтобы избежать претензий со стороны Роскомнадзора. Так, из недавнего кейса нами был обновлен пакет документов для нашего клиента в Липецкой ОЭЗ, чтобы компания соответствовала всем требованиям Федерального закона 152 ФЗ, избежав риски по начислению штрафов.

Обратитесь к нашей команде, и мы оперативно дадим обратную связь, соответствует ли Ваша Компания требованиям Федерального закона 152- ФЗ 27 июля 2006 года, с учетом последних нововведений.

Чтобы получить оперативную обратную связь, напишите нам на er@sterngoff.com.