In welchen Fällen darf man personenbezogene Daten eines Mitarbeiters ohne dessen Zustimmung weiterleiten?

Die Aktualität des Themas personenbezogener Daten ist im letzten Jahr enorm gestiegen, und der Gesetzgeber verschärft die Maßregeln für deren Verarbeitung, Übertragung und sonstige Handhabung. 

Wir erhalten oft Fragen unserer Kunden zu diesem Thema, deswegen wird das Team von „Sterngoff Audit“ zu erklären versuchen, in welchen Fällen man personenbezogene Daten eines Mitarbeiters ohne dessen schriftliche Zustimmung weiterleiten darf.

Allgemeine Regel

Allgemein gilt, dass man personenbezogene Daten eines Mitarbeiters allein mit dessen schriftlicher Zustimmung an Dritte weiterleiten darf gemäß Grundlagen, die im Föderalen Gesetz 152-ФЗ vom 27. Juli 2006 festgehalten sind. So ist zum Beispiel eine Zustimmung des Mitarbeiters erforderlich, um seine Daten an eine andere Gesellschaft auch innerhalb der Holding zu übergeben. Die Tatsache, dass diese andere Gesellschaft mit Ihrem Unternehmen verbunden ist, wird für Prüfer keine Bedeutung haben. Gemäß dem Föderalen Gesetz 152-ФЗ agiert eine beliebige andere Gesellschaft als selbstständiger Operator personenbezogener Daten, und man darf aus diesem Grund keine Daten des Mitarbeiters ohne dessen Zustimmung dieser Gesellschaft zukommen lassen.

Wann wird keine Zustimmung benötigt? 

Man braucht keine Zustimmung einzuholen, wenn die Daten des Mitarbeiters kraft Gesetzesanforderungen weiterzuleiten sind, zum Beispiel an den Föderalen Steuerdienst FNS, Sozialversicherungsfonds FSS, Rentenfonds der RF PFR, an Mobilfunkanbieter, um eine Firmen-SIM-Karte zu erstellen. Diese Regeln gelten nicht nur für einfache Mitarbeiter, sondern auch für Direktoren, Department- und Abteilungsleiter. Man braucht keine Zustimmung der Mitarbeiter zur Weiterleitung personenbezogener Daten, wenn diese Daten ein Bestandteil der Berichte sind, die die Firma in einem bestimmten Turnus auszufüllen hat. Gemäß Ziff.2 Art.6 152-ФЗ ist keine Zustimmung erforderlich, um an den Rentenfonds den Bericht nach Formular СЗВ-М zu richten. In diesem Bericht haben die Unternehmen FIO (Name, Vorname, Vatersname), SNILS (Versicherungsnummer des individuellen Kontos) und INN (Identifikationsnummer des Steuerzahlers) der Mitarbeiter anzugeben.

Man braucht keine schriftliche Zustimmung, wenn Informationen über Kunden oder Mitarbeiter der Gesellschaft von der Staatsanwaltschaft, Polizei oder Arbeitsinspektion bzw. von einer anderen staatlichen Behörde gefordert werden, die zu solchen Anfragen berechtigt ist.

Wir empfehlen, vor der Absendung der Antwort an die Behörde zu prüfen, ob in der Anfrage der Grund angegeben ist, warum die Behörde bei Ihrer Firma Informationen über den Mitarbeiter angefragt hat. Die Pflicht zur Übergabe der Dokumente mit personenbezogenen Daten entsteht nur in dem Falle, wenn die Staatsbehörde das Ziel der Anfrage angegeben hat – zum Beispiel wenn gegen den Mitarbeiter ein Strafverfahren eröffnet wurde.

Die Übergabe personenbezogener Daten an die Bank bedarf einer Zustimmung des Mitarbeiters

Man darf keine personenbezogenen Daten des Mitarbeiters ohne dessen Zustimmung an die Bank weiterleiten, auch um für ihn eine Bankkarte zwecks Lohnüberweisungen zu emittieren. Als Ausnahme gelten nur zwei Situationen: wenn die Gesellschaft personenbezogene Daten an diejenige Bank richtet, wo der Mitarbeiter bereits ein Konto eröffnet hat, und wenn die Gesellschaft über eine Vollmacht zur Vertretung der Interessen des Mitarbeiters bei dieser Bank verfügt.

Das juristische Department der „Sterngoff Audit“ wird Ihre Firma bei Vorbereitung des erforderlichen Unterlagenpakets gerne unterstützen, um Einwänden von Roskomnadsor zu entgehen. So haben wir anhand der jüngsten Sache das Unterlagenpaket für unseren Kunden in der Sonderwirtschaftszone Lipezk aktualisiert, damit die Gesellschaft allen Anforderungen des Föderalen Gesetzes 152-ФЗ entsprechen und das Risiko einer Strafanrechnung verhindern kann.

Wenden Sie sich an unser Team, und wir werden schnell herausfinden, ob Ihre Gesellschaft die Anforderungen des Föderalen Gesetzes 152-ФЗ vom 27. Juli 2006 unter Beachtung jüngster Änderungen erfüllt.

Für eine schnelle Rückmeldung schreiben Sie uns an er@sterngoff.com.